Sistema di Segnalazione Interna di Violazioni (Whistleblowing)

1. Scopo della Procedura

La presente Procedura disciplina il sistema interno di segnalazione di violazioni (“Whistleblowing”) adottato da ASTRIXION di Gabriella Marchitelli (di seguito anche “ASTRIXION” o “l’Organizzazione”). Questo sistema è conforme alla Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e alla normativa italiana di recepimento (L. 179/2017 e successivi aggiornamenti).

ASTRIXION riconosce il valore del contributo dei propri collaboratori e stakeholder nella prevenzione e nel contrasto a comportamenti scorretti, illeciti o dannosi. Il sistema di whistleblowing consente ai soggetti coinvolti nelle attività aziendali di segnalare in sicurezza, anche in forma anonima, azioni o omissioni che possano compromettere l’integrità, la legalità o l’etica dell’Organizzazione.

L’obiettivo è promuovere un clima di fiducia, trasparenza e responsabilità, favorendo l’emersione tempestiva di irregolarità e tutelando al contempo i segnalanti da qualsiasi forma di ritorsione.

2. Definizione di Comportamento Illegittimo

Per “comportamento illegittimo” si intende qualsiasi atto o omissione, posto in essere da persone operanti per conto o nell’interesse di ASTRIXION, che violi disposizioni normative (nazionali o comunitarie), principi etici, politiche interne o regolamenti aziendali.

Tali comportamenti possono includere, a titolo esemplificativo:

• Violazioni di leggi o regolamenti, incluse norme fiscali, ambientali e sulla sicurezza;
• Atti di corruzione, concussione, frode o abuso d’ufficio;
• Discriminazioni, molestie o abusi sul luogo di lavoro;
• Gestione illecita dei dati personali o violazioni della privacy;
• Irregolarità nella gestione dei fondi, delle risorse o degli appalti;
• Violazioni del Codice Etico o delle procedure aziendali;
• Rischi per la salute, la sicurezza pubblica o l’ambiente;
• Comportamenti che possano compromettere l’immagine o la reputazione dell’Organizzazione.

3. Canali di Segnalazione

ASTRIXION mette a disposizione canali sicuri e accessibili per consentire l’invio di segnalazioni in buona fede, in forma scritta, orale o anonima. I canali disponibili sono:

• ✉️ Email dedicata: whistleblowing@astrixion.com;
• 📨 Posta ordinaria (in busta chiusa, con dicitura “RISERVATA – WHISTLEBLOWING”) da inviare a: ASTRIXION, Via Turi 70017 Putignano (BA);
• 📢 Modalità orale su appuntamento con il Responsabile Whistleblowing;

Le segnalazioni devono contenere elementi chiari, circostanziati e documentabili, tali da permettere la valutazione dei fatti. Saranno considerate con priorità le segnalazioni non generiche e supportate da prove, testimoni o documenti.

4. Gestione delle Segnalazioni

La gestione delle segnalazioni è affidata a una figura designata come Responsabile Whistleblowing. In caso di conflitto d’interesse, tale funzione è svolta da un altro soggetto interno o esterno autorizzato.

Le fasi previste sono:

• Conferma di ricezione entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione;
• Valutazione preliminare di ammissibilità;
• Eventuale apertura di indagine interna con nomina di un istruttore terzo, imparziale e qualificato;
• Comunicazione dell’esito entro 90 giorni al segnalante, ove possibile.

Tutti i passaggi saranno condotti nel rispetto della riservatezza, dell’imparzialità e del contraddittorio. Segnalazioni infondate o in mala fede potranno comportare responsabilità disciplinare o legale.

5. Tutela del Segnalante

ASTRIXION si impegna a garantire la massima tutela del segnalante, che agisca in buona fede e con senso di responsabilità. In particolare:

• ✅ L’identità del segnalante è protetta e non può essere rivelata senza il suo consenso, salvo disposizioni di legge;
• ✅ Ogni forma di ritorsione (licenziamento, demansionamento, trasferimento, isolamento, discriminazione, ecc.) è espressamente vietata;
• ✅ Sono protette anche le persone coinvolte nella gestione della segnalazione e i testimoni;
• ✅ In caso di violazione della riservatezza, ASTRIXION adotterà adeguate misure disciplinari.

Segnalazioni anonime sono ammesse, ma per una gestione più efficace si invita, quando possibile, a fornire un contatto riservato per eventuali chiarimenti.

6. Comunicazione, Formazione e Diffusione

La presente Procedura è pubblicata sul sito ufficiale di ASTRIXION e distribuita a tutto il personale. Il sistema è oggetto di apposite campagne di informazione e di formazione periodica, con l’obiettivo di favorire una cultura organizzativa fondata sull’etica e sulla responsabilità.

La formazione è rivolta a:

• Dipendenti e collaboratori;
• Membri dell’organo di direzione;
• Partner, consulenti e fornitori.

7. Monitoraggio, Aggiornamento e Miglioramento

Il sistema di whistleblowing è sottoposto a monitoraggio continuo per garantirne l’efficacia, l’efficienza e la conformità normativa. Il Responsabile Whistleblowing redige annualmente una relazione anonima sulle segnalazioni ricevute, sui risultati delle indagini e sulle misure correttive adottate.

La Procedura viene aggiornata:

• almeno ogni 2 anni;
• a seguito di modifiche normative o organizzative rilevanti;
• su proposta dell’Organo Direttivo o del Responsabile Etico aziendale.

Ogni modifica è comunicata tempestivamente ai soggetti interessati.